ASSEMBLEES AMB CURA

Per tal que una reunió esdevingui un espai de qualitat, és interessant seguir aquests consells:


-És més interessant invertir una mica de temps a planificar bé la reunió que assistir a reunions eternes i poc efectives.
Per tant, teniu en compte el següent:


1. Pensar els punts a parlar i observar si amb el temps que teniu dedicat a la reunió, hi haurà espai per abordar amb qualitat tot el que voleu treballar.


2. Endreçar-los en dos blocs: informatius i de debat o decisió:
Primer posar aquells temes que són merament informatius i tractar-los com a tal. Si es genera un debat (cosa que en principi no hauria de succeir) sovint és perquè hi ha alguna persona que necessita mostrar un desacord amb la informació donada. És recomanable recollir el malestar i decidir si se li dóna un espai en aquesta reunió o es facilita un altre moment per parlar-ne.
En segon lloc, posar-hi els punts que requereixen debat i treball del grup.


3. Totes les persones han de saber a quina hora acabarà la reunió.
Per tres motius:

-El primer de tot és per mostrar respecte al temps personal de totes les persones participants.

-El segon, per poder mesurar l’atenció durant la reunió.

-El tercer motiu, per rebaixar la tensió que genera la incertesa de la  finalització.

4. Posar un temps aproximat de dedicació per cada punt.
Quan s’escriu l’ordre del dia, s’ha de pensar el temps que es dedicarà a cada tema.
És bo que algú de la reunió tingui la tasca de vigilar el temps i avisar quan aquest s’estigui esgotant. Si veiem que el tema requereix més estona de la imaginada, pactar el següent:
-Invertim més estona en aquest punt
-Aturem el debat
-El tornem a abordar en una altra reunió.

5. Per tal que totes les persones se sentin escoltades i fer una distribució equitativa dels temps per opinar, és important fer un torn de paraula i que algú el gestioni.
En cas que es parli directament a algú del grup per un tema en concret, aquesta persona pot demanar, per al·lusions, que li deixin parlar saltant-se el torn.
És important no interrompre a una persona quan està expressant-se. Deixar que finalitzi el que ha de dir i respectar el torn.

6. Recollir els malestars.

Si veiem que un tema no avança perquè hi ha alguna persona que s’ha quedat enrocada, generalment és per algun malestar que té. No obviar aquest fet, ja que anirà sortint i la tensió segurament s’incrementarà en el temps.
Per altra banda, la reunió ha de continuar i s’ha de respectar l’ordre del dia i el temps de les persones del grup.
És interessant fer saber que respectem la necessitat de la persona a parlar més sobre un tema en concret i buscar un altre espai per intentar desencallar la situació.

7. Si ja s’ha dit, no cal repetir-ho.

Sovint sentim la necessitat de repetir allò que ja ha expressat anteriorment alguna altra persona de la reunió, però això generalment alenteix el ritme. Així que és més interessant mostrar-nos d’acord i deixar l’espai per a noves informacions.

8. Facilitar grups de treball que avancin feina.

Pot passar que necessitem prendre una decisió sobre un tema del qual ens falta informació, ja sigui perquè es tracta d’una funció externa al grup, perquè es vol implantar una nova metodologia en algun
àmbit, etc. En aquest cas, és força efectiu crear un grup de treball que investigui les opcions fora de la reunió i un cop hagi recopilat tota la informació, l’exposi en la següent reunió poden així prendre decisions més àgils.

9. Escriure acta per deixar constància del que s’ha acordat.
És important deixar constància escrita de tot el que s’ha dit. Moltes vegades, costa recordar el que s’ha parlat a la reunió o els acords a què s’ha arribat. Pot ser, fins i tot, que les persones s’emportin conclusions errònies o que no totes hagin entès el mateix d’algun punt de discussió concret. Això a la
llarga, pot generar moltes tensions i provocar que s’hagi de tornar a abordar el tema en una nova reunió, aconseguint, d’aquesta manera que els processos de treball s’alenteixin.
A part d’això, el fet de deixar constància escrita, li dóna a les decisions un caire més “oficial” en el que s’hi podrà recórrer a consulta en el moment que no s’estiguin respectant.

Amb aquestes tècniques ens estalviarem temps, malentesos, maldecaps i dinàmiques tòxiques que dificulten la feina d’equip.

Espero que us serveixi!reunions